Enterprise 2.0 und Usability | 3m5.

Bei der Einführung von Enterprise 2.0 ist es wichtig für den Erfolg, dass sich Mitarbeiter in ausreichender Zahl aktiv beteiligen. Hürden, die die Nutzung der angebotenen Applikationen erschweren, können somit den Erfolg eines ganzen Projektes gefährden. Eine gute Usability ist aus diesem Grund ein entscheidender Aspekt für den Erfolg eines Projekts.

Die einfachste Möglichkeit zu einem Einstieg in Enterprise 2.0 ist die Nutzung eines SaaS-(Software as a Service)-Angebotes, wie z. B. Yammer, die erste Micro-Blogging-Lösung zum Einsatz in Unternehmen. Obwohl man bei der Wahl einer Komplettlösung eigentlich  davon ausgehen kann, dass diese vom Hersteller für die Nutzung optimiert wurde, kann man nicht mit Sicherheit davon ausgehen, dass Bedienphilosophie und -elemente intuitiv genutzt werden können. Ein Vergleich mehrerer Enterprise-2.0-Suites zeigt schnell, dass es deutliche Unterschiede gibt. So gehört Usability auf jeden Fall ins Pflichtenheft und ein entsprechender Test ist zu empfehlen.

Insellösungen dieser Art führen jedoch häufig in Bezug auf Usability zu weiteren Nachteilen. Micro-Blogging z. B. ist nur wirklich sinnvoll, wenn man auf weitere Inhalte verweisen kann. Nicht alle infrage kommenden Daten sind jedoch in einem Unternehmen webifiziert und können somit nicht einfach über einen Link aufgerufen werden. Es ist aus diesem Grund erforderlich, die infrage kommenden Datenquellen über Schnittstellen wie API oder LDAP zu integrieren. Selbst wenn diese Schnittstellen vorhanden sind, ist eine echte Integration oft nicht möglich, wenn die IT-Landschaft eines Unternehmens sehr komplex ist oder die Applikation eine Anpassung nicht zulässt.

Integration in bestehende Systeme

Bei der Integration von Enterprise 2.0 Anwendungen in bestehende Intranets muss man beim Design der Applikation gleich zu Beginn auf Usability und damit verbundene Aspekte wie z. B. Barrierefreiheit achten. Es empfiehlt sich, vor dem Launch der neuen Funktionalitäten einen Usabilitytest durchzuführen. Dabei sind Tests mit einem Eyetracking-Verfahren besonders aufschlussreich. Um hohen Programmieraufwand zu vermeiden, führt man diese Tests am besten bei einem ClickDummy durch. Bei Usability-Problemen kann dieser schnell adaptiert werden, außerdem ist es eine gute Möglichkeit, die neuen Funktionen schon einmal zu demonstrieren.

Inhalte pflegen

Es spielen jedoch noch weitere Aspekte eine Rolle, wenn man Enterprise 2.0 in Bezug auf Usability betrachtet. Die Inhalte, die von Usern erzeugt werden, sind häufig chaotisch und führen schnell zu einer Informationsflut. Die Nutzung von Taxonomie und Folksonomy, also dem Clustern oder Taggen von Inhalten, sowie eine gute Suche helfen zwar dabei, Ordnung in Informationen zu bringen, verbessern verwirrende, widersprüchliche und falsche Inhalte jedoch nicht.

Es lässt sich deshalb nicht vermeiden, dabei helfend einzugreifen. Bei größeren Unternehmen kann ein Projektteam das sicherlich nicht allein leisten. Man benötigt Kuratoren, die die Inhalte aus ihrem Themen- oder Geschäftsbereich betreuen, also selbst eingreifen oder sich mit den Autoren auseinandersetzen.

Strukturen helfen

In Zeiten von NUI (Natural User Interface), wie iPad und iPhone, wird sich ein Wandel zu „chaotischen“, aber intuitiven Bedienphilosophien vollziehen. Die Interaktion rückt dorthin, wo sie benötigt wird. Daten in Ordnern abzulegen, wie das bisher üblich war, wird dann der Vergangenheit angehören.

Dennoch gibt es noch genügend User, die diese Arbeitsweise seit mehreren Jahrzehnten gewohnt sind. Diese finden sich in einer vom Datenfluss getriebenen Enterprise 2.0 Anwendung unter Umständen nur schwer zurecht. Diesen Usern muss man einen strukturierten Einstieg bieten, damit die Hürde für sie nicht zu groß wird. Dazu kann man Themen in Menüs zusammenfassen oder einen Index mit den wichtigsten Stichwörtern erstellen. Man muss dabei nur die Balance finden zwischen der Leichtigkeit des spontanen Austausches und den Bemühungen, Strukturen zu schaffen.

Inhalte richtig erstellen

Bei der Erstellung von Texten lässt sich einiges für die Lesbarkeit tun. Dazu gehört z. B. die Verwendung von Zwischenüberschriften und Aufzählungszeichen. Lange Texte, die ohne Absätze jeden Leser überfordern und deshalb nicht gelesen werden, nützen dabei wenig. Nun kann man nicht jeden Mitarbeiter zu einem Journalisten ausbilden, dennoch ist es hilfreich, wenn man z. B. dem Geschäftsführer, der für seine Mitarbeiter bloggt, ein paar Hinweise gibt und so mit einem leichten Coaching für eine deutliche Verbesserung sorgen kann. Mit E-Learning-Modulen kann man z. B. arbeiten, wenn man die Qualität einiger Texte von Mitarbeitern verbessern möchte.

Enterprise 2.0 als Indikator

Nun sind nicht alle Hürden, die zu einer Verschlechterung der Usability führen, auf Enterprise 2.0 zurückzuführen. Dazu gehört z. B. die Nutzung der englischen Sprache. Viele Nutzer werden aufgrund Ihrer schlechten Sprachkenntnisse keine Inhalte einstellen oder auch gar nicht lesen können. Es gibt jedoch keine andere Möglichkeit, wenn man Enterprise 2.0 in einem global arbeitenden Unternehmen einsetzt. Das ist aber kein Problem von Enterprise 2.0, sondern ein Thema, welches generell für diese Unternehmen interessant ist.

Enterprise 2.0 ist dabei nur ein Indikator, der dieses und andere Probleme in einem Unternehmen sichtbar werden lässt. Diese Art von Problemen kann man deshalb nicht durch Veränderungen im System verbessern. Bei der Sprache wird dies aber in Zukunft sicherlich möglich werden, wenn diese leistungsfähig genug sind, um auch eine inhaltssichere Übersetzung zu liefern. 

Usability wird häufig nur in Bezug auf die Bedienung von Applikationen betrachtet. Es zeigt sich aber, dass es sinnvoll ist, bei allen Aspekten von Enterprise 2.0 auf eine gute Usability zu achten. Auch eine Verbesserung der Lesbarkeit von Text erleichtert die Aufnahme von Informationen. Eine gute Usability führt  immer zur Verbesserung der User Experience, welche die Motivation, sich mit einem System auseinanderzusetzen, deutlich steigert und damit maßgeblich zum Erfolg eines Enterprise 2.0 Projekts beiträgt.